Réponses aux idées reçues

Le conseil syndical 'assiste et contrôle le syndic', comment le faire sans outil? Certes, c'est le syndic qui va gérer les contrats, demander les devis et passer les commandes, mais qui est le mieux placé pour l'aider et lui indiquer quels contrats pourraient être mis en concurrence par exemple? c'est le conseil syndical. C'est notre copropriété, nous devons savoir où en sont les contrats et les travaux car c'est l'ensemble des copropriétaires qui payent. Le syndic n'est pas sur place, il ne peut pas savoir si un contrat est exécuté correctement et il ne peut pas toujours savoir si des travaux se sont déroulés correctement. Mais les personnes sur place peuvent elles le savoir.

Lorsqu'une nouvelle information est reçue ( nouveau devis, un rendez-vous fournisseur, une information du syndic...) cette information doit être transmise à chaque membre du conseil syndical afin qu'il puisse rendre un avis.

En l'absence d'application spécifique, cette information est faite par téléphone, par email, par courrier ou de vive voix.

Avec l'application proposée la communication est facilitée. Chaque membre reçoit l'information automatiquement sans risque d'erreur ou d'oubli ( les membres du conseil syndical sont référencés dans l'application).

Une fois l'information enregistrée il est facile de suivre son avancement et de la retrouver pour s'y référer ultérieurement. L'organisation des informations est commune à tout le conseil syndical et la discussion sur sur un sujet en est facilitée.

Dans beaucoup de copropriété, le conseil syndical est composé de retraités parce que les actifs sont moins présents sur la copropriété et il est difficile de les inciter à participer au groupe.

Avec l'application, il sera plus facile d'intégrer des conseillers syndicaux de tout âge. En effet ces personnes peuvent se renseigner facilement sur tout ce qui est en cours. Elle peuvent interragir par le biais du site, accéder de n'importe où à tous les devis, à tous les contrats et être actives dans le travail du conseil syndical.

Une connexion internet et son code d'accès personnel suffisent pour accéder à toutes les informations de la copropriété. Aussi, sur votre lieu de travail ou en déplacement professionnel, en revenant de déjeuner, ou le soir à l'hôtel, vous pouvez lire des devis, des contrats, donner votre avis, répondre à un sondage.

Certains syndic de copropriété proposaient un extranet, même avant la loi ALUR. Ces sites permettent généralement uniquement d'accéder à des fichiers ( devis, règlement, demandes de provision..) ou à des informations comptables ( comptes de la copropriété, compte du copropriétaire).

Ce ne sont pas des outils d'organisation pour le travail du conseil syndical. Il vous suffit de comparer les fonctionnalités de votre extranet 'syndic' avec celles offertes par l'application pour voir son utilité.

La loi ALUR ne précisant pas les fonctionnalités à mettre à disposition dans l'extranet de copropriété, les sites extranet proposés par les syndics ont tous des fonctionnalités différentes.

Avec l'application proposée vous êtes, en toute indépendance, maître des informations de votre copropriété. Vous vous constituez ainsi une 2nd source d'informations indispensable en cas de changement de syndic.

Regardons ensemble les avantages apportés par l'application.

• L'application permet de partager l'état de la copropriété avec tous les membres du conseil syndical, 24h/24, 7j/7 et aussi longtemps que vous le déciderez.

 

• Vous intégrez facilement de nouveaux membres au conseil syndical ( il suffit de leur donner l'accès à l'application et ils pourront être informés de tout ce qui est en cours ainsi qu'à l'historique des années précédentes).

 

• Même les conseillers encore en activité professionnelle peuvent participer car l'application est disponible par internet ( par exemple, vous disposez de quelques minutes dans la journée, vous pouvez prendre connaissance du devis qui vient d'arriver et laisser un commentaire ou répondre aux sondages...).

 

• En cas de changement de syndic, vous pouvez donner un accès au nouveau prestataire ( accès provisoire ou définitif). Il sera ainsi au courant des événements de votre copropriété, des travaux en cours, des contrats, des plans etc. Il pourra très rapidement se familiariser avec la copropriété ce qui facilitera la transition de prestataire.

 

• Vous apportez rapidement des informations à l'ensemble de la copropriété (en cas de panne par exemple) et vous évitez ainsi de multiples demandes faites au conseil syndical, au syndic ou même aux fournisseurs ( tout le monde gagne du temps et le temps c'est de l'argent)

 

• Vous êtes plus réactifs, vous comparez plus efficacement les devis fournisseurs, vous communiquez plus facilement entre vous et avec le syndic de copropriété.

Il n'est pas nécessaire de faire voter cette application à l'assemblée générale. Cet outil est d'abord destinée au travail du conseil syndical, à ce titre il fait partie des frais du conseil, comme par exemple l'adhésion du conseil à une association (article 27 du décret du 17 mars 1967: "...Les dépenses nécessitées par l'exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d'administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic.")

Bien sûr il serait préférable que tous les membres du conseil syndical utilisent l'application. Il est normal que son utilisation soit plus difficile pour certains membres ( différences d'âge, manque d'intérêt pour l'informatique... ). Pour ces personnes, la réception automatique d'emails permettra de prendre connaissance des nouvelles informations sans accéder à l'application. Ceux qui iront sur le site gagneront en simplification et en efficacité.

A tout moment vous pouvez exporter toutes les listes dans un format texte/tableur. Vous pouvez les enregistrer en local sur votre PC ou sur une clef USB à tout moment.

Pourquoi seulement les syndics bénévoles auraient besoin d'outils de travail? ça n'est pas un outil spécialement conçu pour les syndics bénévoles. Il existe des outils spécifiques pour ces derniers, qui intègrent la partie comptabilité permettant de présenter les comptes. Il s'agit bien dans le cas présent d'un outil pour les conseils syndicaux de copropriétés afin de leurs permettrent de rassembler les informations de la copropriété, de les partager, d'en discuter, de s'y rapporter, de les transmettre à un nouveau syndic, de les mettre à disposition d'un nouveau conseiller syndical...Il s'agit de permettre aux conseillers syndicaux d'assurer leur mission d'assistance et de contrôle du syndic, tout en étant le lien entre les résidents et le syndic de copropriété.