Question volontairement provocatrice, mais faisant écho au monde connecté dans lequel nous vivons où l'information est omniprésente, facilement accessible et semblant nous permettre de répondre facilement à toute question que l'on se pose. De plus, il existe aujourd'hui des outils accessibles aujourd'hui pour faire soit-même la comptabilité de la résidence et pour partager les informations à l'aide de sites extranet...mais les choses ne sont peut-être pas aussi simples...
Quel est le rôle du syndic de copropriété?
Le responsable de la copropriété
Petit rappel sur ce qu'est le syndic de copropriété.
Le syndic est un professionnel immobilier auquel on délègue la gestion d'une copropriété.
Il assume complètement la responsabilité du bon fonctionnement des copropriétés dont il a la charge. Il fait profiter de son expertise immobilière, de sa connaissance du droit des copropriétés et assure toute la partie comptabilité et suivi de travaux qui est nécessaire.
Contrairement à certaines idées reçues dans les copropriétés, c'est lui qui prend les décisions en cours d'année, après que le syndicat des copropriétaires ( les copropriétaires) ait donné ses directives lors de l'assemblée générale par les votes exprimés.
Le conseil syndical
Le conseil syndical n'étant qu'un organe consultatif, il ne prend pas de décision, il donne seulement son avis. La loi est claire à ce sujet, la mission du conseil syndical est "d'assister et de contrôler le syndic" en plus d'être le relai des résidents.
Le rôle du conseil syndical est souvent mal connu des résidents, mais aussi des conseillers syndicaux eux-mêmes, ce qui est très certainement une source d'incompréhension, de tensions et de dysfonctionnements au sein des copropriétés.
Service public - Définition du conseil syndical
Le président
Le rôle du président du conseil syndical est relativement ambigüe. Titre qui dans une entreprise est synonyme de responsabilités importantes, mais qui n'a pas du tout la même importance dans les conseils syndicaux, contrairement, là encore, à des idées reçues.
Le président ne décide pas plus que ne décide le conseil syndical, il n'est qu'un membre du conseil syndical parmi les autres. Son rôle est plus un rôle d'organisateur, d'interlocuteur privilégier, de 'chef d'orchestre' ou de porte parole du conseil syndical pour faciliter la communication du conseil syndical, vis à vis du syndic et des résidents.
En résumé
Le syndic porte une responsabilité importante et en étant en même temps décisionnaire et fournisseur sa position est délicate vis à vis des copropriétaires.
Néanmoins, un syndic responsable, saura s'opposer au conseil syndical quand c'est nécessaire, en expliquant ses raisons juridique, car c'est lui le professionnel et surtout, c'est lui le responsable. un conseil syndical qui donne des ordres au syndic et un syndic qui se laisse imposer des choses montrent une méconnaissance totale de la loi de la part du conseil syndical et un manque de responsabilité de la part du syndic.
La gestion de la résidence, ça consiste en quoi?
Des pannes à gérer, des travaux votés à faire exécuter, des contrats d'entretien à suivre, des factures à payer, du personnel à gérer, des conflits de voisinage, des règles à respecter... Une copropriété peut se comparer à une petite entreprise ou à un village, sa gestion demande des compétences diverses, une connaissance de la réglementation, une veille permanente des changements de législation, une aptitude au management et à la gestion de projets, à la diplomatie, un travail d'équipe et surtout une connaissance du rôle de chacun.
On voit souvent des copropriétés dont l'organisation officielle comprend, syndic, conseil syndical, président, mais dont, dans les faits le travail ne repose que sur quelques personnes: le gestionnaire du syndic, le/la président(e) et une ou deux personnes, au mieux, lorsque le conseil syndical compte une dizaine de personnes. On est loin de satisfaire aux exigences du travail d'équipe que doit être le conseil syndical.
Alors, peut-on se passer du syndic?
Il n'y a bien sûr pas de réponse unique. A la lumière des points évoqués plus haut, dans une petite copropriété, pourquoi pas mettre en place un syndic bénévole, mais attention à plusieurs points:
- le temps à passer pour le syndic bénévole. Ceux qui ont déjà participé à un conseil syndical le savent, et plus encore si ils ont été président du conseil syndical, participer à la gestion d'un immeuble prend du temps, sans syndic, des tâches supplémentaires sont à réaliser, et des tâches pour lesquelles notre responsabilité peut être engagée.
- le respect des règles, même si un syndic autonome est soumis à moins de contraintes qu'un syndic professionnel, il n'en reste pas moins qu'il faut assurer la sécurité des résidences à plusieurs niveaux ( sécurité des personnes, financière...)
- le suivi des travaux
- la communication aux résidents, l'archivage (pensez à ceux qui viendront après vous, il faut leur laisser des informations exploitables, pour le bien de la continuité de la copropriété)
Dès que la dimension de la copropriété dépasse plusieurs dizaines de lots, se passer de l'aide d'un syndic me paraît difficile, voir dangereux pour le bon fonctionnement de la copropriété car les budgets manipulés représentent des sommes importantes. Les enjeux sont importants, les risques aussi. Mais encore faut-il que chacun, syndic et conseillers, joue son rôle. Il ne suffit pas de se reposer sur le syndic, il faut que le conseil syndical soit actif et efficace. Il faut mettre en oeuvre un travail de groupe au sein du conseil syndical et avec le syndic.
Équilibre des forces entre syndic et conseil syndical
Un déséquilibre évident
Il n'est pas bon dans toute relation que les forces en présence soient déséquilibrées, cela perturbe le bon déroulement des relations.
Dans le cadre de la copropriété, le syndic est un professionnel de l'immobilier, contrairement, dans la plupart des cas, aux conseillers syndicaux. Il y a donc une forte différence de compétences et de connaissances des règles de la copropriété entre les parties. Pourtant, les partenaires que sont syndic et conseillers syndicaux, doivent se comprendre et travailler ensemble au bon fonctionnement de la copropriété.
S'informer et se former
Pour que le dialogue entre les parties soient constructif et efficace, il est important de rétablir un certain équilibre. Pour ce faire il est important que le conseil syndical se fasse aider, que se soit par des associations ou par un travail personnel. Ceci, afin qu'il soit au fait de la réglementation en vigueur et qu'il puisse avoir un autre point de vue que celui du syndic afin de se forger une opinion indépendante. Il ne s'agit aucunement de remettre en cause le syndic mais uniquement de faire en sorte qu'on puissent discuter et argumenter efficacement ensemble. La formation des conseillers, qui peut être dispensée par des associations est un point important qui permet aux conseillers de mieux connaître les droits et les devoirs de chacun.
L'équilibre des forces, c'est un conseil syndical qui, bien que non professionnel, ait accès à des informations pertinentes et justes. Se pose là le problème des sources de l'information. En effet, ça n'est pas parce qu'une information est disponible sur internet qu'elle est vraie. Encore faut-il pouvoir faire le tri. De nombreuses associations proposent des sites internet intéressant ainsi que des adhésions à des prix très raisonnables qui permettent un accès à des conseils juridiques forts utiles. Des contrats juridique sont également disponibles.
Partager les informations et les tâches
L'équilibre passe également par un partage des informations et des tâches.
Le syndic ne peut pas travailler seul, il a besoin du conseil syndical. Le conseil syndical ne doit se résumer au travail de quelques membres. Mais encore faut-il avoir les moyens de réaliser un travail de groupe. Malheureusement, si le syndic a des moyens et des outils, les conseils syndicaux eux en sont dépourvus. Heureusement l’apparition d'internet et des emails a aidé une communication plus rapide, mais on trouve vite les limites des emails et des tableurs dès lors qu'on veut s'organiser et partager des informations.
La loi ALUR a proposé un début de réponse avec le site extranet obligatoire.Cependant si l'intention est bonne, la mise en œuvre de l'extranet loi ALUR pose plusieurs problèmes:
- Pas de définition du contenu minimum de l'extranet de copropriété. D'un syndic à l'autre on peut avoir de fortes disparités dans les fonctionnalités proposées
- Pas de restitution des données prévue ou de transfert lors d'un changement de syndic
- Lors d'un changement de syndic le conseil syndic ( et la copropriété) ne sont pas sûrs de récupérer les informations
- Le conseil syndical n'a pas la main sur l'outil
On le voit, si l'extranet loi ALUR est un début de réponse pour le partage d'information, le conseil syndical est loin d'avoir un outil de travail collaboratif lui permettant de s'organiser.
D'où l’intérêt du outil tel que présenté sur le site https://www.conseil-syndical-copropriete.fr qui permet au conseil syndical:
- De suivre les pannes, les travaux, les contrats
- De conserver photos et documents
- De communiquer entre conseillers et avec les résidents
- De travailler à distance ( sur des devis, des contrats, des projets...)
- De faire des sondages, entre conseillers ( choix d'une date de réunion, d'un devis...)
- De demander l'avis des copropriétaires
- De conserver les informations indépendamment du syndic gérant la résidence et indépendamment des membres du conseil syndical
- Mais aussi de commenter, discuter, passer une petite annonce...
Il ne s'agit nullement de faire le travail du syndic, mais il s'agit de l'assister et d'être en état de le contrôler, comme le demande la loi. Sans un outil dédié c'est une tâche bien difficile et surtout cette tâche ne peut pas reposer sur l'ensemble du conseil syndical ce qui concentre le travail sur un nombre limité de conseillers syndicaux.
Avec un tel outil, tous les acteurs de la copropriété gagnent du temps ( pas de multiples sollicitations du syndic et des fournisseurs pour un même sujet, accès direct aux documents de la résidence, intégration facilité de nouveaux conseillers syndicaux...).